Checklist kiểm tra tình trạng vào ngày nhận hàng

Khi một chiếc xe được vận chuyển trên bất kỳ tuyến nào, tài xế hoặc đại diện của đơn vị vận chuyển (carrier) thường sẽ ghi chú tình trạng xe tại thời điểm nhận hàng và một lần nữa khi giao hàng. Nhiệm vụ của bạn là làm cho phần ghi nhận này rõ ràng, đầy đủ và có dấu thời gian.

Công cụ này cung cấp một danh sách kiểm tra đơn giản để bạn in ra hoặc lưu trên điện thoại. Nó giúp bạn kiểm tra phần bên ngoài, bên trong, bánh xe, kính, đèn và tình trạng cơ bản của xe trước khi xe được chất lên và sau khi xe đến.

Bạn cũng có thể tải phiên bản PDF miễn phí để in và lưu cùng giấy tờ vận chuyển. Nếu bạn vẫn đang so sánh các lựa chọn, hãy xem cách vận chuyển xe hoạt động và cách đánh giá một công ty vận chuyển xe trước khi đặt dịch vụ.

LaneFerry là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi kết nối bạn với các đơn vị vận chuyển và môi giới (carriers và brokers) có giấy phép và được bảo hiểm phù hợp cho tuyến của bạn. Bạn so sánh các lựa chọn, chọn đơn vị để đặt, và xác nhận giá cũng như khung thời gian nhận xe bằng văn bản trước khi đặt.

Hãy dùng checklist trước khi xe được chất lên. Sau đó, dùng lại đúng danh sách đó khi giao hàng theo cùng thứ tự. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ phát hiện bất kỳ điều gì mới xuất hiện.

Hãy thử kiểm tra xe dưới ánh sáng ban ngày hoặc nguồn sáng mạnh. Nếu xe bẩn, hãy ghi rõ bằng văn bản và vẫn chụp ảnh. Bụi bẩn có thể che các vết xước và sứt mẻ, vì vậy ảnh chụp rõ ràng rất quan trọng.

Giữ quy trình thật đơn giản:
1. Đi vòng quanh xe chậm rãi.
2. Chụp ảnh góc rộng từ cả bốn phía.
3. Chụp ảnh cận cảnh của mọi hư hỏng đã có.
4. Ghi lại số km (mileage), mức nhiên liệu và tình trạng nhìn thấy được.
5. Xem lại báo cáo tình trạng của đơn vị vận chuyển hoặc vận đơn (bill of lading) trước khi ký.

Nếu bạn chưa đặt dịch vụ, tuyến đường và loại dịch vụ ảnh hưởng đến thời gian và cách xử lý. Bạn có thể so sánh vận chuyển tận nơi (door-to-door) với các lựa chọn ở bến/điểm trung chuyển (terminal) và xem chi phí là bao nhiêu để biết mức giá thường dao động theo khoảng cách và tuyến.

Hãy dùng danh sách này khi nhận hàng và một lần nữa khi giao hàng.

1. Thông tin cơ bản của xe
- Họ tên đầy đủ trên lúc đặt dịch vụ khớp với hồ sơ chuyến xe
- Đúng năm sản xuất, hãng, kiểu và màu sắc
- VIN khớp với xe
- Số biển số được ghi lại nếu áp dụng
- Điểm nhận và điểm giao đúng
- Số km trên đồng hồ (odometer) được ghi lại
- Mức nhiên liệu được ghi lại, thường khoảng một phần tư bình (trừ khi đơn vị vận chuyển có hướng dẫn khác)
- Số chìa khóa bàn giao được đếm và ghi nhận

2. Ảnh và video tổng quan
- Chụp ảnh từ bốn góc: trước-trái, trước-phải, sau-trái, sau-phải
- Chụp ảnh chụp thẳng phần đầu xe, phần đuôi xe, bên lái và bên phụ
- Nếu có thể, quay video đi bộ quanh xe ngắn
- Đảm bảo ảnh có dấu thời gian hoặc được lưu kèm thông tin ngày tháng
- Chụp cả mui, capo (hood), cốp (trunk) và các mảng tấm phía dưới nếu nhìn thấy được

3. Hư hỏng ngoại thất đã có sẵn
- Vết xước
- Vết móp
- Các vết sứt sơn (paint chips)
- Vết trầy xước nhẹ (scuffs)
- Vết nứt
- Các điểm rỉ sét
- Ốp/chi tiết viền bị lỏng hoặc bị thiếu
- Hư hỏng ở cản trước/cản sau
- Hư hỏng ở gương
- Lệch tấm thân xe (panel misalignment)
- Khu vực từng sửa chữa trước đây mà bạn có thể nhìn thấy

4. Kính và đèn
- Kính chắn gió bị sứt mẻ hoặc nứt
- Hư hỏng kính cửa sổ bên hoặc kính cửa sổ phía sau
- Tình trạng đèn pha
- Tình trạng đèn hậu
- Tình trạng đèn sương mù nếu có
- Kiểm tra xem có kính bị nứt hoặc có hơi ẩm bên trong đèn/ thấu kính hay không

5. Bánh xe, lốp và các khu vực nhìn thấy ở gầm
- Vết xước trên mâm hoặc trầy do chạm lề (curb rash)
- Thiếu chụp tâm mâm (center caps)
- Tình trạng lốp nhìn thấy được tại thời điểm nhận
- Lốp non rõ ràng hoặc tình trạng lốp bị xẹp
- Hư hỏng nhìn thấy gần khu vực hốc bánh xe
- Bất kỳ chi tiết nào treo thấp dưới cản trước hoặc cản sau

6. Tình trạng nội thất
- Rách ghế hoặc vết bẩn có thể nhìn thấy
- Hư hỏng bảng táp-lô
- Nút bấm, màn hình hoặc chi tiết viền bị hỏng
- Mùi hôi mạnh đáng ghi nhận
- Đồ cá nhân đã được lấy ra
- Các vật lỏng lẻo đã được lấy khỏi cốp và khoang cabin
- Thẻ thu phí đường bộ và thẻ đỗ xe đã được lấy ra nếu đơn vị vận chuyển khuyến nghị

7. Tình trạng cơ khí và khả năng vận hành
- Xe khởi động và di chuyển bằng chính sức mạnh của nó, nếu hoạt động được
- Ghi lại các đèn cảnh báo hiện có
- Ghi nhận các vấn đề liên quan đến tình trạng ắc quy nếu bạn biết
- Khai báo rò rỉ nếu bạn biết
- Cung cấp hướng dẫn báo động (alarm) nếu cần
- Ghi nhận tình trạng mui trần, đuôi gió (spoilers) hoặc phụ kiện tùy chỉnh nếu có áp dụng

8. Giấy tờ và chữ ký
- Xem kỹ báo cáo tình trạng hoặc vận đơn (bill of lading)
- Đảm bảo các hư hỏng đã có được đánh dấu rõ ràng, không chỉ mô tả chung chung
- Yêu cầu lấy một bản sao hoặc chụp ảnh biên bản nhận hàng đã ký
- Xác nhận ngày nhận và khung thời gian dự kiến vận chuyển
- Xác nhận tên người nhận liên hệ và số điện thoại khi giao
- Lưu tất cả email và tin nhắn về tuyến đường, giá và khung thời gian nhận

9. Khi giao hàng, kiểm tra lại trước khi ký
- So sánh xe với các ảnh bạn chụp lúc nhận
- Quan sát đúng các tấm/chi tiết và góc chụp tương tự dưới điều kiện ánh sáng tương tự
- Kiểm tra kỹ kính, gương, bánh xe và cản xe
- Ghi lại mọi hư hỏng mới trên biên bản giao trước khi ký
- Chụp ảnh mới trước khi xe rời đi
- Hỏi đơn vị vận chuyển cách nộp giấy tờ liên quan đến yêu cầu bồi thường (claim) nếu có

Nếu xe chưa đủ sạch để kiểm tra kỹ, hãy ghi điều đó vào hồ sơ. Nếu bạn phát hiện điều gì mới tại thời điểm giao, hãy ghi lại trước khi ký vào giấy tờ hoàn tất. Đối với các bước chuẩn bị chung trước khi điều xe đi, xem chuẩn bị xe của bạn để được vận chuyển.

Hầu hết các ngày nhận hàng diễn ra suôn sẻ, nhưng việc bàn giao vội vàng là lúc mọi người bỏ sót chi tiết. Hãy làm chậm quá trình kiểm tra lại. Đọc báo cáo tình trạng. Đảm bảo các dấu vết trên xe được thể hiện trên giấy tờ, không chỉ được nói miệng.

Hãy chú ý các vấn đề thường gặp:
- Tài xế vội và yêu cầu bạn ký trước khi đi vòng quanh kiểm tra
- Hư hỏng đã có được mô tả quá chung chung
- Bạn được nói rằng không cần thiết phải chụp ảnh
- Giá cuối cùng hoặc khung thời gian nhận khác với những gì bạn nhận được bằng văn bản
- Công ty không thể cung cấp rõ ràng số USDOT/MC của đơn vị vận chuyển hoặc môi giới

Luôn tự mình xác minh số USDOT/MC của đơn vị vận chuyển hoặc môi giới và bảo hiểm. Xác nhận đầy đủ giá và khung thời gian nhận bằng văn bản trước khi đặt. Hãy cẩn thận với những báo giá thấp hơn nhiều so với các bên còn lại, áp lực phải đặt ngay hôm nay, hoặc đặt cọc trước lớn.

Bạn cần trợ giúp để tìm lựa chọn cho tuyến của mình? LaneFerry ghép nối khách hàng với các đơn vị vận chuyển và môi giới có giấy phép, được bảo hiểm với chi phí miễn phí cho khách hàng. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết chuyến xe. Không thu thập số tài khoản tài chính, SSN hoặc thông tin thanh toán.